オンライン会議が当たり前になった今、議事録はただの記録ではなく、画面越しの人間関係をつなぎ直すための小さなインフラになっています。
結論から言うと、議事録に事実だけでなく少しだけ人柄がにじむ一行を足していくと、オンライン会議の空気は静かにやわらいでいきます。
殺風景なログから、関わった人たちへの敬意が伝わるメモに変わると、参加者の姿勢も少しずつ変わっていくからです。
きっとあなたも、こんな感覚を持ったことがあるのではないでしょうか。
中身としては同じことが書かれているのに、ある人が書いた議事録はどこか冷たく、別の人が書いた議事録は読んでいて落ち着く。
その差を生んでいるのは、特別な文才ではなく、たった一行の扱い方です。
この記事では、事実だけのメモと、人を大事にするメモの違いを具体例で見ていきながら、
忙しい日でも三十秒あれば足せる一行の工夫を、一緒に整えていきます。
読み終えたころには、全部を変えなくていい、ここだけでいいというポイントがはっきりしているはずです。
REI
REI｜のらクリエイター・のら主人公
・AI構文・検索最適化・感情設計に精通し、“言葉と構造”で時代を翻訳するクリエイターです。
・Kindle著書発売中！『ミリアと仲良くなる方法: REIの魔導手帳に綴られた記録』
・Webメディア運営14年目
・創作と成長が仕事で生きがい
・自信を積み上げる人生ゲーム
・モチベーションが基本満タンで利子があふれてます
・自由が大好き、ストイックが得意技
・世界中の大図書館を束ねたようなAIの進歩に日々触れ、検索・要約・比較を駆使して知を磨いています。
・AIを活用し、サクラや不透明なレビューを丁寧にチェック。あなたの選択が信頼と安心に包まれるよう、見えないところで整えています。
・I am a Japanese creator.
目次
議事録に人柄がにじむと、なぜチームの空気が整うのか
事実だけの議事録が生む冷たさ
まずは、よくある議事録の一枚を思い浮かべてみてください。
日時と参加者が並び、議題ごとに発言内容が箇条書きで整然と並んでいる。
一見するととても仕事ができる雰囲気ですが、読み終わったときの感情はどうでしょうか。
ふう、なんとか終わったなという疲れだけが残り、誰がどんな表情で話していたか、
どんな思いでその提案をしたのかは、ほとんど思い出せない。
そんな議事録は、過去を再現するには便利でも、次の会議の空気を少しでも良くする力はあまり持っていません。
事実だけを積み上げた文章は、一歩間違えると、
言った言わないを確認するための証拠としてだけ機能してしまいます。
すると、議事録を読むたびに、参加者の心は防御モードに入り、
余計なことは言わないでおこうという気持ちが強くなっていきます。
オンライン会議では、ただでさえ相手の表情が読み取りづらく、
空気が固くなりやすい状況です。そこで議事録まで冷たいトーンだと、
そのチームは、気づかないうちに守りの場へと傾いていきます。
言葉の選び方が安心できるチーム像をつくる
逆に、内容としては同じことが書かれているのに、
読んでいてどこか安心する議事録があります。
そこには、派手な言葉はありません。
けれど、要所要所で次のような一行がさりげなく入っています。
- 次回までに試してみる、という前向きな流れでまとまった
- それぞれの立場からの率直な意見が出ていた
- 全員一致でこの方向性を進めることを確認した
これらは、決して誰かの感想ではなく、会議の流れとして事実と言える範囲です。
それでいて、読んだ人の頭の中には、このチームはこういう雰囲気なんだなというイメージが浮かびます。
人は、文章の内容だけでなく、そこから受け取る雰囲気で、
相手の人柄やチームの文化を判断します。
議事録の一行一行が、参加者の姿勢や次の発言へのハードルに影響している、と考えてみると、
言葉選びの重要さが少し違って見えてきませんか。
一枚の議事録から始まる、小さな信頼の連鎖
人柄がにじむ議事録は、派手なインパクトでチームを変えるわけではありません。
けれど、静かな連鎖を生みます。
例えば、ある会議で「時間は押したが、最後に全員の不安を出し切ることができた」という一文が残っていたとします。
それを読んだメンバーは、多少時間が押しても、ちゃんと話を聞いてもらえる場なんだと感じます。
次の会議では、少し勇気を出して自分の懸念を口にしてみよう、という行動につながっていきます。
その結果、生まれた率直な意見を、また議事録が拾い上げる。
この繰り返しが続くと、チームの空気は無難に終わらせる場から、本音を出して一緒に整えていく場へと、少しずつ変わっていきます。
オンライン会議では、こうした変化が特に分かりにくいのですが、
議事録は、その変化を目に見える形にする役割も持っています。
一枚一枚のメモに、少しだけ人柄を足していくことは、
チームの関係を長期的に守るための静かな投資なのです。
事実だけのメモと人を大事にするメモの違い
では具体的に、事実だけのメモと、人を大事にするメモはどこが違うのでしょうか。
ここからは、よくある文面のビフォーアフターを見ながら、その差を目で確認していきましょう。
よくある文面のビフォーアフター比較表
まずは、同じ会議内容を、二つの書き方で並べてみます。
| シーン | 事実だけのメモ | 人を大事にするメモ |
|---|---|---|
| 会議冒頭のあいさつ | Aより進行、スケジュール確認 | Aより進行、本日のゴールとスケジュールを共有し、全員で認識をそろえた |
| 課題の共有 | Bより現状の課題を説明 | Bより現状の課題を説明し、前回からの改善点と残った問題を整理して共有 |
| 指摘がきつくなった場面 | Cよりデザイン案に問題があるとの指摘 | Cよりデザイン案の課題点を指摘しつつ、良かった点も合わせて確認 |
| 決定事項 | デザイン案2で進行することに決定 | 複数案を検討した結果、デザイン案2で進行することで全員一致した |
| 宿題の確認 | Dが資料作成、Eがレビュー | Dが資料作成、Eがレビューを担当することで合意 |
| 会議の締め | 次回日程調整 | 次回日程を調整し、本日の議論内容を踏まえて各自で準備を進めることを確認 |
左側の書き方は、情報としては十分に伝わります。
しかし、どこか言われたことを淡々と記録しただけという印象が残ります。
右側の書き方は、同じ事実を扱いながらも、どういう流れだったのか、どんな合意があったのかがほんの少し丁寧に描かれています。
ポイントは、余計な評価や感情を足していないことです。
誰かを褒めちぎっているわけでも、誰かを責めているわけでもありません。
それでも、読んだ側は、このチームはちゃんと話し合って決めているんだなと感じ取ることができます。
主観を書かずに敬意だけを足すコツ
人柄を足そうとすると、それはあなたの主観だと言われないかが不安になりますよね。
そこで意識したいのが、主観ではなく敬意を足す、という考え方です。
例えば、次のような言い回しなら、事実と敬意を同時に扱えます。
- 率直な意見が出された
- 誤解を解消するために、時間をとって説明が行われた
- 他部署の視点からの助言があり、検討の幅が広がった
- 今回は結論が出なかったが、次回までの整理ポイントが明確になった
どれも、そう書いておかないと誤解されるかもしれないと感じるほどの偏りはありません。
それでいて、そこにいた人たちがちゃんと向き合っていたことが残ります。
主観を書かずに敬意を足すためには、
誰か一人の評価ではなく、場としてそうだったと言えることだけを拾うのがコツです。
一人の感想ではなく、場の空気を淡くすくい取るイメージですね。
フォーマットを崩さず一行だけ変える
会社によっては、議事録のフォーマットが細かく決まっていることもあります。
その場合、全部を自分のスタイルに変えようとする必要はありませんし、変えてはいけない場合もあります。
その代わり、次のような余白を探してみてください。
- 議事録の冒頭に置かれる一行コメント
- 各議題の最後に入れられる小さなメモ
- 議事録のいちばん下に置かれる補足欄や備考欄
フォーマットの骨格はそのままにしつつ、
こうした余白に、さきほどのような一文をそっと足すだけでも、読後感は大きく変わります。
例えば、備考欄に次のように書くだけでも、印象は変わります。
- 今回はリモート参加者が多かったが、発言が偏らないよう配慮しながら進行された
- 新メンバーの意見を聞く時間を意識的にとったことで、視点の幅が広がった
余白に足す一行は、場への敬意と人への感謝を静かに残すための場所です。
大きく主張する必要はありません。
けれど、その一行が、次の会議での態度をほんの少し変えていきます。
あなたの議事録は今どのタイプかチェックしてみる
ここからは、あなた自身のスタイルを軽く確認してみましょう。
完璧さを測るチェックではなく、次にどこを整えると楽になりそうかを見つけるためのものです。
人柄メモチェックリスト
次の項目のうち、当てはまるものに心の中で印をつけてみてください。
| 項目番号 | 現在の状態の例 |
|---|---|
| 1 | 議事録を読み返しても、その場の空気や表情がほとんど思い出せないことが多い |
| 2 | 決定事項は丁寧に書くが、なぜそう決まったかの流れはあまり残していない |
| 3 | 誰かの指摘がきつかった場面も、そのまま言葉を写してしまうことが多い |
| 4 | 会議が荒れたとき、文章のトーンがきつくなってしまいがちだと感じている |
| 5 | 自分の議事録について、褒められた記憶より注意された記憶の方が強く残っている |
| 6 | 議事録にひと言足したい気持ちはあるが、具体的に何を書けばいいか分からない |
| 7 | チームの雰囲気を良くしたいが、自分にできることはほとんどないと思ってしまう |
3つ以上当てはまる場合は、今の議事録は事実重視の側にかなり寄っています。
それはそれで大切な強みです。事実をきちんと残せる人は、組織にとって貴重な存在です。
そのうえで、ほんの少しだけ人柄の要素を足していくと、バランスが良くなっていきます。
一方で、1〜2個だけ当てはまる人は、すでに場への配慮が文章ににじみ始めている状態かもしれません。
その場合は、チェックで引っかかった項目だけを意識して整えていけば十分です。
チェック結果から今日足す一行を選ぶ
チェックで特に気になった項目ごとに、今日足してみたい一行を決めてみましょう。
- 1や2に当てはまった人
→ 各議題の最後に、議論の方向性や全員の合意が分かる一文を足してみる。
例：全員がこの方向性で試してみることを確認した - 3や4に当てはまった人
→ きつい場面ほど、良い点や意図を一緒に書くことを意識してみる。
例：課題点を指摘しつつ、改善への前向きな姿勢が共有された - 5や6に当てはまった人
→ まずは誰も傷つかない、安全な一文から始める。
例：時間内にここまで整理できたことを共有
こうした一文は、読む人の心を必要以上に揺さぶるものではありません。
けれど、自分たちはどういう姿勢でこの会議に向き合っているかを、
静かに思い出させてくれる役割を果たしてくれます。
関係が微妙な相手がいるときの書き方
現実には、全員と仲が良いチームばかりではありません。
この人との関係は今少しデリケートだなと感じる相手がいることもあるでしょう。
そんなときには、無理にその人を持ち上げる必要はありません。
大事なのは、誰の味方をするかではなく、全員が次に動きやすいかどうかです。
例えば、特定の人への強い指摘が続いた会議では、次のような書き方が考えられます。
- 個人名ではなく、プロジェクト側、運用側といった中立的な主語を使う
- 課題の指摘だけでなく、次回までに何をどう改善するかをセットで書く
- 責任の所在ではなく、協力して進めるニュアンスのある言い方を選ぶ
こうすることで、誰か一人に矢印が刺さり続ける文章になることを避けられます。
それは結局、あなた自身をストレスから守ることにもつながります。
オンライン会議で人柄を拾う聞き方とメモのコツ
議事録に人柄をにじませるには、会議の最中にどこを見るかも大切です。
すべての情報を拾う必要はありませんが、少しだけ視点をずらすと、メモの質が変わります。
画面越しだからこそ見落としやすいサイン
オンライン会議では、次のようなサインが見えにくくなります。
- 話したくてマイクに手を伸ばしているのに、タイミングを逃してしまった人
- 小さくうなずいているだけで、自分からは発言しない人
- カメラはオンだが、どこか遠慮がちに見える人
こうした人たちの存在を、議事録が完全に無視してしまうと、
その人たちは自分はいないものとして扱われていると感じることがあります。
もちろん、誰もが平等に発言できる場をつくることは、ファシリテーションの役割でもあります。
ただ、議事録の書き手としてできることもあります。
例えば、次のような一文を入れるだけでも、状況は変わります。
- 発言は少なかったが、チャットでのリアクションが多く、内容への関心が高かった
- 音声トラブルがあったため、一部のメンバーの意見は次回に持ち越すことになった
こうした一文があると、発言が少なかった＝関心がないとは限らない、
という事実がちゃんと残ります。
発言内容と一緒にメモしたいささやかな一言
もう一つのコツは、何を言ったかだけでなく、どういう流れでそうなったかをメモに残すことです。
例えば、
- A案はコスト面での懸念が強かったため、いったん保留となった
- 初回リリースではリスクを抑える方針で合意し、段階的に機能追加する方針でまとまった
- 新メンバーの視点からの指摘がきっかけで、想定外のリスクに気づくことができた
こうした一文は、あとから読み返したときに、当時の判断がどんな背景で行われたのかを思い出させてくれます。
その背景に触れる文が増えるほど、人柄や姿勢がにじみ出てきます。
ただし、書き込みすぎると読む側の負担になってしまうので、
各議題につき一つまでなど、自分なりのルールを決めておくと楽です。
録画やチャットログとの役割分担
オンライン会議では、録画データやチャットログも残せることが多くなりました。
その分、議事録にすべてを書き込もうとして疲れてしまう、という声もよく聞きます。
ここで発想を変えてみましょう。
録画やチャットログは全部入りのアーカイブ、
議事録は次に動くための地図として役割分担してしまうのです。
録画があるなら、細かいやりとりはそちらに任せてしまって構いません。
議事録は、その中で大事だったポイントと、
次に向けた合意や姿勢だけをコンパクトに残す。
その中に、人柄がにじむ一行を忍ばせる。
こう考えると、議事録は全部録るためのものではなく、
これだけ押さえておけば次に進めるという要点と空気をまとめるものになります。
その方が、オンライン時代の働き方には合っているはずです。
よくある不安とモヤモヤをほどくQ&A
ここからは、議事録に人柄を足そうとするときによく出てくる不安を、一つずつほどいていきます。
気になるものだけ拾い読みしても大丈夫です。
Q&A
Q1 議事録に余計なことを書いていると思われないか心配です
その心配が出てくる時点で、あなたはかなり周りへの配慮がある人です。
むしろ、何も考えずに好き放題書いてしまう状態の方が危険です。
余計だと感じられやすいのは、誰かの性格や能力を評価するような一文です。
一方で、場として事実と言える範囲の空気感や敬意は、むしろ残しておいた方が後から助けになることが多いです。
迷ったときは、次の二つを基準にしてみてください。
- その一文があることで、次に参加する人が少し安心できるか
- その一文を、名前を出した相手にも堂々と見せられるか
この二つを満たすなら、その一文はたいてい余計ではなく、場を支える要素になってくれます。
Q2 名前を出しにくい人の発言を、どう書けば角が立ちませんか
関係がデリケートな相手の名前を、あえて大きく書きたくない場面は確かにあります。
そのときは、主語を個人名から少しだけ引いてみるのも一つの手です。
例えば、
- Aさんより、運用体制の課題を指摘
を - 運用側から、現在の体制について課題が共有された
と書き換えるだけでも、矢印の刺さり方は変わります。
また、課題の指摘と同じ行に、改善に向けた提案や協力の申し出があったことを書き添えると、
その人が敵ではなく、一緒に良くしようとしている人として残ります。
名前を出すかどうかは、チームの文化にもよりますが、
少なくとも誰かを悪者にするための書き方は避ける、という軸を持っておくと安心です。
Q3 フォーマットが厳しい会社でも、人柄をにじませる余地はありますか
あります。
フォーマットそのものを変えられない場合でも、余白は意外と残っています。
例えば、
- タイトルのすぐ下に置かれる一行コメント
- 最後の備考やメモ欄
- メールで送る際の、本文の前後に添える一言
こうした場所に、次回につながる前向きな一文や、場への感謝を載せるだけでも、印象は変わります。
フォーマットが厳しい組織ほど、そのわずかな余白に滲む人柄が、良い意味で目立ちます。
もちろん、やりすぎは禁物ですが、小さな一歩からなら安全に試していけます。
Q4 忙しすぎて、とても細かい工夫まで手が回りません
その感覚はとてもよく分かります。
オンライン会議が続く日は、議事録を書くこと自体がすでに重労働ですよね。
だからこそ、すべての会議で完璧を目指す必要はありません。
例えば、次のような決め方をしてみてください。
- 月に一回の定例会だけ、一行を足すことを意識する
- 雰囲気が荒れそうな会議だけ、後から読み返したときに誤解が残らないよう一行を添える
- 新メンバーが参加した会議だけ、その人にとって安心材料になる一行を書いておく
負担をかけるのではなく、ここぞという場面だけを選んで、
人柄の一行を意識してみる。
それだけでも、少しずつ空気は変わっていきます。
Q5 一度表現を注意されて以来、怖くて踏み出せません
注意された経験があると、もう二度と余計なことは書かない方がいいと思ってしまいますよね。
その痛みは、軽く扱うべきものではありません。
ただ、そのときに注意されたのは、本当に人柄をにじませようとした一行だったでしょうか。
もしかすると、特定の人の評価に踏み込みすぎていたり、
読み手によっては皮肉に見えてしまう表現だったのかもしれません。
もし可能なら、そのときの議事録を一度見直してみてください。
そして、今回の記事で紹介しているような、場としての事実と敬意のバランスで書き換えてみる。
それができたなら、あなたはもう一歩先に進めています。
怖さが完全になくなることはないかもしれませんが、
この範囲なら安全だと感じるゾーンを自分の中に作っておくと、少し呼吸がしやすくなります。
Q6 関係が悪い相手の発言も、やわらかく書くべきなのでしょうか
無理にやわらかく書く必要はありません。
ただ、その人への感情をそのまま文章に乗せてしまうと、
後から読み返した自分自身もしんどくなります。
おすすめは、誰が言ったかではなく、何をどう進めるかにフォーカスした書き方です。
- 強い指摘があったことだけを書くのではなく、次回までに何をどうするかをセットで書く
- 個人ではなく、チームとしてどう対応するかを主語に据える
こうすることで、その議事録は誰かを追い詰めるためではなく、
前に進むための地図になります。
結果的に、あなた自身の心も守られます。
明日からの議事録に足す一行を決める
最後に、今日の話を一度コンパクトにまとめて、
明日からの一歩につなげていきましょう。
今日の話を一言にまとめる
一言で言えば、こうです。
議事録に少しだけ人柄を足すことは、チームの関係を長く守るための静かな投資になる。
派手な改革ではないけれど、会議のたびに積み重なって、
このチームは安心して話せると感じられる空気をつくっていきます。
一行を選ぶための基準
最後に、どんな一行を足すか迷ったときの基準を、箇条書きで整理しておきます。
- 読んだ人が、次の会議に少し参加しやすくなる一行かどうか
- 特定の誰かではなく、場全体への敬意や感謝がにじむ一行かどうか
- 名前を出した相手にも、そのまま見せられる一行かどうか
- 一ヶ月後に読み返したとき、このチームでよかったと思える一行かどうか
- 自分自身が、書いた直後ではなく少し時間をおいてから読んでも、心がちくりとしない一行かどうか
このうち、三つ以上に当てはまるなら、その一文は十分に人を大事にする一行と言えます。
まず試してみたい場面をイメージしておく
実際に行動に移すときは、どの会議のどの場面で使うかをあらかじめゆるく決めておくと楽です。
- 来週の定例で、新メンバーが初参加するとき
- プロジェクトの節目となる振り返りの回
- 最近少し空気が重いと感じている会議
記事を閉じる前に、一つだけ思い浮かべてみてください。
そして、その場面で足してみたい一行を、メモアプリの片隅に控えておく。
それだけでも、当日の自分を助けてくれるはずです。
うまくいかなかった日の自分への言葉
最後に、少しだけ優しい話を置いておきます。
どれだけ気をつけていても、人間同士のコミュニケーションに正解はありません。
時には、良かれと思って足した一文が、誰かの受け取り方とずれてしまうこともあります。
そんなときは、こう考えてみてください。
自分は、少なくとも人を大事にしたいと思ってペンを動かした。
その意図さえ守れていたなら、やり方はあとからいくらでも整えていけます。
今回の記事も、そのための小さな補助線の一つです。
オンライン会議が続く日々の中で、あなたの議事録が、
少しでも誰かの安心につながりますように。
そして何より、書いているあなた自身の肩の力が、少しだけ抜けていますように。
